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Rechnung erstellen und versenden
Positionen, QR-Zahlteil, Sprache, Referenzen, Skonto.
Schritt für Schritt
- Über der Liste stehen Reiter nach Status — Alle, Offen, Überfällig, Teilbezahlt, Bezahlt, Storniert — jeweils mit Anzahl; bei den offenen Posten steht zusätzlich der noch ausstehende Betrag. Überfällige Rechnungen sind rot hervorgehoben.
- Rabatt: je Position in der Spalte «Rabatt %», oder mit dem Feld unter der Positionsliste auf den ganzen Beleg — wahlweise in Prozent oder in Franken. Der Beleg weist den Nachlass offen aus: «Zwischensumme ohne Rabatt», darunter der Rabatt, erst dann die Zwischensumme. Die MWST wird dabei anteilig gekürzt. Jede Position mit Rabatt zeigt ihren Rabatt auf dem PDF in der Spalte «Rabatt» — auch mit einer Vorlage, die diese Spalte sonst ausblendet (z. B. Grosshandel).
- Rechnungen → Neue Rechnung: Kunde wählen — bewusst ist keiner vorgewählt, gespeichert wird erst mit gewähltem Kunden (gilt für alle Belege, Abos und die Zeiterfassung). Fälligkeit und Belegsprache stellen sich nach dem Kunden ein, lassen sich aber übersteuern.
- Positionen erfassen: aus dem Katalog übernehmen oder frei schreiben; Menge, Rabatt und MWST je Zeile.
- «Unsere Referenz» ist vorausgefüllt mit der Person, die gerade arbeitet; «Ihre Referenz» nimmt die Bestellperson des Kunden auf.
- Optional Skonto (Prozent und Tage) erfassen — der Hinweis erscheint auf dem PDF.
- Speichern, dann als PDF laden oder «Per E-Mail senden». Der QR-Zahlteil trägt den offenen Restbetrag; Teilzahlungen verkleinern ihn, und unter dem Total stehen dann «Bereits bezahlt» und «Offener Betrag» — derselbe Betrag wie im Zahlteil.
- Ist in den Einstellungen «Lieferschein automatisch» aktiv, entsteht beim Ausstellen gleich der passende Lieferschein.
Gut zu wissen
- Die Belegsprache wird beim Speichern eingefroren: ein Nachdruck sieht immer so aus wie das, was der Kunde erhalten hat.
- Jede per E-Mail versendete Rechnung wird automatisch im Archiv abgelegt — exakt in der verschickten Fassung.
- Gibt es Standorte, lässt sich je Rechnung der Absender-Standort wählen.
- Ausgestellt heisst gesperrt: sobald eine Rechnung per E-Mail verschickt, bezahlt, gemahnt oder gutgeschrieben ist oder in abgeschlossenen Büchern liegt, lässt sie sich nicht mehr bearbeiten oder löschen. Korrigiert wird mit einer Gutschrift — oder mit «Stornieren» (Gutschrift über den ganzen Betrag, Status «Storniert») und «Kopieren», das Kunde und Positionen in eine neue Rechnung übernimmt.
- Löschen lässt sich nur die zuletzt erstellte, noch nicht ausgestellte Rechnung; ihre Nummer wird wieder frei. So entsteht keine Lücke in der Nummernfolge.
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