Zahlungen erfassen und mahnen

Vom Zahlungseingang bis zur Mahnung mit Gebühr und eigenem Zahlteil.

Schritt für Schritt

1. Auf der Rechnung unter «Zahlungen» Datum, Betrag und Zahlungsart erfassen; Teilzahlungen sind möglich, der Status folgt automatisch (teilbezahlt/bezahlt).
2. Weicht der Betrag ab, unter «Differenz» wählen: «Rest als Skonto ausbuchen» erledigt die Rechnung mit einer Skonto-Gutschrift (mindert auch die MWST); «Mehrbetrag als Ertrag» bucht zum Beispiel eine bezahlte Mahngebühr als Ertrag ohne MWST. Im Bankabgleich wird ein Mehrbetrag automatisch so gebucht.
3. Überfällige Rechnungen erkennen Sie am Status «Überfällig» in der Liste — er wird jede Nacht für alle Rechnungen nach Fälligkeit gesetzt.
4. Mahnung erstellen: auf der Rechnung neue Zahlungsfrist und optional eine Mahngebühr erfassen, «Mahnung als PDF erstellen» klicken. Die Seite zeigt die neue Mahnung, das PDF lädt von selbst. Ohne eigenen Text steht der Standardtext der Mahnstufe auf dem PDF — in der Sprache des Belegs.
5. Das Mahnungs-PDF trägt einen eigenen QR-Zahlteil über den Gesamtbetrag inklusive Gebühr — der Kunde scannt und zahlt den richtigen Betrag.
6. Mit «Per E-Mail» geht die Mahnung samt PDF an den Kunden, in der Sprache des Belegs; sie wird zugleich im Archiv abgelegt.
7. Versehentliche Mahnung? Die letzte Stufe lässt sich löschen; frühere Stufen bleiben, damit keine Lücke in der Zählung entsteht.

Gut zu wissen